Estructura de un catalogo de cuentas

El cátalogo de cuentas tendrá las siguientes estructura de codificación: La codificación será numérico decimal utilizará en forma resumida los siguientes niveles:

Primer Nivel: Asignación del Grupo (Activo, Pasivo, Patrimonio y Resultados).

SEgundo Nivel: Asignación del Sub-Grupo (corriente y No Corriente)

Tercer Nivel: ASignación de cuenta matriz (Disponibilidades, Créditos, Bienes de Cambio, Bienes de uso, etc.)

Carto Nivel: ASignación de cuenta de maayor general (Caja, Bancos, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, etc)

Quinto Nivel: Asignación de cuentas de mayor auxiliar (Caja M.N., B.N.B. Cliente XX, Proveedor XX, etc)

Catalogos de cuentas y su movimiento: Sistemas de codificación

Existen diferentes sistemas de codificación, entre los más usuales tenemos el Númerico decimal, que es considerado el más perfeccionado, consiste en agrupar las cuentas de una empresa utilizando los números arábigos o números dígitos, para cada grupo, debiendo crear antes los grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los estados financieros, y a su vez cada grupo se subdivide en diferentes niveles de acuerdo al software de Contabilidad.

Una de las formas de aplicar esta codificación consiste en asignar primero a cada grupo principal un número ubicado entre el 1 al 9, luego se van formando los subgrupos dentro de cada grupo principal, asignándose a aquellos otros números dígitos a la derecha del correspondiente número principal, en algunos casos es posible combinar los números dígitos con punto que dan lugar como resultado un simbolistmo de expansión casi ilimitado.

Ejemplo

1.           CUENTAS DEL ACTIVO
1.1.       ACTIVO CORRIENTE
1.1.1     Disponible
1.1.1.1   Caja Moneda Nacional
1.1.1.2  Caja Moneda Extranjera
1.1.1.2.1 Dólares
1.1.1.3    Caja Chica o Fondo Fijo
1.1.2      Créditos o exigible
1.1.2.1    Cuentas a cobrar
1.1.2.1.1 Cliente Sr. Peredo
1.2         ACTIVO FIJO

2. Ctas. Del Pasivo, 3. Cuentas del Patrimonio, 4. Cuentas de Resultados, etc.

Catalogos de cuentas y su movimiento: Elementos

Es preciso utilizar métodos, letras o números, a efecto de simplificar el agrupamiento de los diversos rubros que integran el catálogo de cuentas y también facilitar su manejo y memorización de los códigos de las cuentas. Por tanto, son dos los elementos que integran el contenido de un catálogo de cuentas:

• El númerico
• El Descriptivo

El primero es empleado como símbolo, clave, código, etc.; el cuál puede estar formado por números, letras u n'meros y letras.

El segundo está formado por el rubro, título, denominación de las diferentes cuentas que  utiliza la empresa.

Catalogos de cuentas y su movimiento: Objetivos

Los objetivos de un catálogo de cuentas son:

1. Agrupar operaciones homogéneas y facilitar su registro.
2. Facilitar la formulación de estados financieros y estados complementarios.
3. Facilitar la actividad del Contador General, de Costos, del Auditor interno y externo
4. Estructurar el sistema contable implantado, incluyendo el sistema de costos, cuando se trata de empresas industriales y de servicios.
5. Facilitar la implantación de la Contabilidad  Nacional, para el cual es fundamental el conocimiento de los estados financieros y estados complementarios, para que permita planificar la actividad económica del País.
6. Servir de instrumento en la salvaguarda de los derechos y bienes de la empresa.
7. Promover la eficiencia de las operaciones y la adhesión a la política administrativa prescrita.

Catalogos de cuentas y su movimiento: Principios

Entre los principios más importantes tenemos:

1. La clasificación debe estar fundada
2. En la clasificación se procederá de lo general a lo particular.
3. El orden de las cuentas debe serelmismo que reflejan los estados financieros.
4. Los rubros o títulos de las cuentas deben sugerir la base de clasificación.
5. Debe prever una futura expansion de la empresa

Al proyectar un plan de cuentas, surge un cuestionamiento: Que tipo de información requiere la empresa para tomar decisiones en forma oportuna?
Para dar solución al cuestionamiento, se debe planificar las cuentas necesarias de acuerdo a la naturalea y magnitud de la empresa, con el fin de suministrar información económica y financiera a los usuarios internos y externos.

El esquema de clasficación debe ser proyectado de tal manera que permita la inclusión de nuevas cuentas que no se haya incluido n el plan original y/o retirar aquellas cuentas que no se utilizan.

Catalogos de cuentas y su movimiento: Normas tecnicas y legales

Las normas ténicas son un conjunto de principios que la doctrina y la práctica contable han etablecido. Si bien en relación a planes u catálogos de cuentas dichas normas no son tan precisas como las que se refieren a otros aspectos de la Contabilidad, debe siempre observarse de ellas.

Con respecto a las normas legales, cabe señalar que todo catálogo de cuentas debe contemplar los siguientes aspectos: Ordenamiento contable uniforme, legislación comercial, legislación tributaria, los estatutos de las sociedades, etc.

Catalogos de cuentas y su movimiento: ubicacion y distribución geografica de la empresa

La estructura del catálogo de cuentas varía según se trate de una empresa sin o con agencia y sucursales.

Catalogos de cuentas y su movimiento: La magnitud de la empresa

ES un factor principal que incide directamente en la extensión del catálogo (Plan) de cuentas y la división de trabajo. Así por ejemplo: en las empresas pequeñas y medianas los catálogos de cuentas no son extensos y detallados como en las grandes.

Catalogos de cuentas y su movimiento: Naturaleza de la empresa

Según la actividad a que se dedica la empresa, sea esta comercial, industrial, agropecuaria, minera, de transporte, petrolera y servicios, debe adecuarse el catálogo de cuentas a la naturaleza y necesidad de la empresa.

Catalogos de cuentas y su movimiento Aspectos a considerar en su preparacion

Entre los aspectos fundamentales para estructurar un catálogo de cuentas se debe tener en cuenta, lo siguiente:

• Naturaleza de la empresa
• La magnitud de la empresa 
• Ubicación y distribución geográfica
• Normas ténicas y legales.

Concepto Catalogo de cuentas y su movimiento

Es una relación de las cuentas de bienes y derechos (ACTIVO), obligaciones para con terceras personas o acreedores (PASIVO), obligaciones para con el propietario o accionistas (PATRIMONIO O CAPITAL), costos, resultados (INGRESOS Y GASTOS) y de orden, agrupados de conformidad con un esquema de clasificación estructuralmente adaptado a la naturaleza y necesidades de una empresa en particular, para el registro de sus operaciones y la formualación de estados financieros.

También podemos indicar como el conjunto de cuentas que se utilizan en una empresa para registrar las operaciones realizadas. El catálogo de cuentas es preparado con flexibilidad para ir adecuando ordenadamente según las necesidades y el crecimiento del negocio.

Catalogo de cuentas y su movimiento

Recordemos que la Contabilidad, a través de un proceso de captación de operaciones respaldadas con documentos sustentatorios, mide en términos monetarios, clasifica, registra y resume con claridad para comunicar la información a través de los Estados Financieros a los usuarios internos y externos. Para que esto pueda realizarse, se requiere de un catálogo de cuentas adecuado a la naturaleza del negocio que permita registrar sus operaciones ya sea en forma manual o mediante un sistema computarizado.

Para el registro de las operaciones en sistemas computarizadoss (procesamiento de datos electrónicos) es indispensable el catálogo de cuentas estructuradas en función de una codificación númerica o alfanumérica, definida en diferentes niveles (usualmente de cinco niveles), sin este requisito la computadora no podrá procesar las operaciones ni producir la información económica y financiera que se requiere para la toma de decisiones en forma oportuna.

Transacciones Comerciales Practica No 3 (III)

11. Los ingresos de la semana fueron como sigue:

AL CONTADO Bs3.000
A CREDITO B2.000
CON LETRAS Bs4.015 (1)
TOTAL Bs9.015


12. El costo del material de reparaciones consumido durante la semana fue de Bs1.900
13. Se depositó en cuenta corriente del Banco Bs3.000
14. Los clientes con compromiso verbal de pago, cubren su deuda Bs1.300 con cheqyes del Banco Boliviano Americano.
15. El dueño de la empresa de servicios retira fondos para gastos personales por Bs2.500 según cheque No 502.
16. Al vencimiento de la letra de cambio No 00987 paga su deuda el cliente Sr. Ronald Canelas (T-10) dólares norteamericanos $us 535, equivalente a Bs4.015 (T.C. Bs7,50)

Se requiere
a) Análisis de débitos y créditos en esquema de cuentas

Transacciones Comerciales Practica No 3 (II)

2. Paga alquiler del mes en forma adelantada Bs1.000 en efectivo
3. Los gastos de apertura del negocio fueron pagados en efectivo Bs300, por la obtención de RUC, padrón municipal y otros.
4. El costo de impresión de talonarios de facturas fue pagado en efectivo Bs400 según factura No 5643
5. Por anteción a clientes percibe ingresos por Bs4.000 en efectivo, según facturas del No 001 al 0015
6. El costo de los materiales de reparación consumida en la semana fue de Bs800.
7. Para un mejor un control y seguridad del efectivo apertura una cuenta corriente en el Banco Nacional de Bolivia con un depósito inicial de Bs17.000
8. El Banco hace llegar a NOTA DE DEBITO en cuenta corriente por el costo de la chequera por Bs200.
9. Paga el 50% de la deuda a "Mueblería Ríos" con cheque No 0501 del B.N.B.
10. Comora materiales de reparación para almacenar por Bs2.000 según factura No 342, el importe fue pagada con un cheque certificado del B.N.B.

Transacciones Comerciales Practica No 3 (I)

Los hechos contables acontecidos en el mes de operaciones de la "Reparadora de Radios y Videos" del Sr. Ramiro Ergueta son los siguientes.


1. Para la apertura del negocio invirtió Bs25.000 como capital propio, de acuerdo al inventario de bienes, valores y obligaciones que se detallan a continuación

Efectivo en moneda nacional en diferentes cortes              Bs15.000
Inventario de muebles y enseres:                                               5.000
         Dos mesas metálicas                                  Bs3.000
         4 sillas metálicas                                                600
         Dos vitrinas metálicas                                    1.400
Materiales de reparación valuado en                                          5.000
Deuda con compromiso verbal de pago por
compra de muebles a "Mueblería Ríos"                                     5.000
Herramientas                                                                               5.000

Transacciones Comerciales Practica No 2 (II)

1. Para el inicio de actividades los socios aportaron Bs30.000 en efectivo.
2. Adquiere varios mobiliarios según factura No 8765 por Bs3.000, al contado.
3. Percibe ingresos por la formulación de estados financieros de la Comercial "Tres estrellas" Bs4.000 en efectivo según factura No 001.
4. Paga la factura de EFEC S.A. por consumo de energía eléctrica Bs300.
5. Paga el sueldo de la secretaria Bs600, con efectivo.
6. Adquiere material de escritorio por Bs 400 según factura No 234 de Librería París a crédito a 10 días plazo.
7. Percibe ingresos por asesoramiento al Gobierno Municipal de Villa Tunari Bs5.000 según factura No 002, importe cobrado en cheque del B.N.B.
8. Apertura una cuenta corriente bancaria, con un depósito inicial de Bs20.000 en el Banco Nacional de Bolivia.
9. Se efectúa el trámite correspondiente para la obtención de la chequera del B.N.B. de 100 cheques a un costo de Bs50, importe que nos debitan en cuenta corriente.
10. El socio Lic. Rojas solicita fondos para gastos personales Bs2.000, una vez aprobado se gira el cheque No 00651 del Banco Nacional de Bolivia.

Se pide: a) Análisis de débitos y créditos en esquemas de cuentas.

Transacciones Comerciales Practica No 2 (I)

Se tienen las siguientes transacciones de la Consultora Multidisciplinaria "EL PROFESIONAL" S.R.L. que se dedica a la prestación de servicios de contabilidad, auditoría interna y externa, asesoramiento administrativo, tributario,, etc.

Transacciones Comerciales Practica No 1 (II)

1. Adquiere mercaderías por un valor de Bs8.000 según factura No 45678, de los cuales pagó al contado el 50% y el saldo se compromete en pagar en 15 días.
2. Compra muebles adicionales de "Mueblería A y A" por Bs3.000 según factura No 875, pagando Bs2.000 al contado y por el saldo acepta una letra de cambio a 30 días plazo.
3. Adquiere mercaderías por un valor de Bs7.000 según factura No 9876 de la Empresa Industrial "La Transformadora", pagando el 75% al contado y por el saldo acepta una letra de cambio a 90 dias vista.
4. Amortiza la deuda con garantía hipotecaria pagando el 50% con efectivo.
5. El propietario realiza un aporte adicional de capital Bs10.000 de la siguiente manera: Efectivo en moneda nacional Bs8.000 y en mercaderías Bs2.000
6. Vende mercaderías por un valor de Bs12.000 al Sr. Antonio Banderas según factura No 4545, al contado. El costo (salida de almacenes) de mercaderías fue de Bs6.000
7. Paga el alquiler de la tienda Bs1.500 en efectivo según recibo oficial No 6543 de alquileres, con efectivo.
8. Paga sueldos al vendedor Bs8.000 con efectivo.
9. El propietario Sr. Gonzalo Padilla retira fondos para cubrir gastos personales por Bs2.000
10. Compra dólares $us 1.000 a Bs7,50 cada dólar , con efectivo en moneda nacional.

SE pide: a) Análisis de débitos y créditos en esquemas de cuentas.

Transacciones Comerciales Practica No 1 (I)

La comercial "EL PORVENIR" del Sr. Gonzalo Padilla inicia sus actividades con los siguiente valores:

Efectivo en moneda nacional                      Bs40.000
Un terreno valuado en                                    10.000
Un edificio valuado en                                    30.000
Varios mobiliarios                                             2.000
Hipoteca por pagar (deuda a favor del
B.N.B. con garantía hipotecaría)                      5.000

Analisis Debitos y Creditos (XI)

8. El propietario Sr. Pedro Chávez retira fondos para cubrir gastos personales por Bs1.000 en efectivo.

Analisis

• Por el retiro de fondos efectuado por el propietario para sus gastos personales disminuye su inversión en la empresa pero, usualmente estas disminuciones son a cuenta utilidades, por tanto, los retiros personales durante el período contable se registra debitando la cuenta; "Retiros o Gastos Personales" cuando se trate de una empresa unipersonal, y cuando es de carácter societario se utiliza la "Cuenta Personal Socio AA"
• Como el retiro fue realizado en efectivo disminuye el activo, y para reflejar esa disminución se acredita la cuenta: "Caja M.N."

Retiro de inversiones, cuando el propietario decide retirar el activo de la empresa para uso o cubrir sus necesidades personales, afecta a dos elementos de la ecuación, activo y el capital o patrimonio neto, cuando se trata de una empresa unipersonal se suele registrar en la cuenta "Retiro o Gastos Personales" para luego saldar a fin de gestión contra pérdidas y ganancias. Por la naturaleza de la transacción es un hecho modificativo.

Analisis Debitos y Creditos (X)

7. SE paga el alquiler de la tienda Bs1.000 en efectivo, según recibo de alquileres, con efectivo.

Analisis

• Para mantener en marca una empresa se incurre en una serie de gastos operacionales, y todo gasto se cubre con una parte de las utilidades que se obtienen enla venta de mercaderías o servicios. Ejemplo: Si la empreas no cuenta conun edificio propio donde funciona entonces debe alquiera uno, de modo que, el pago de alquileres representa un gasto, y esta su vez afecta en forma negativa al patrimonio al final del período fiscal, por tanto, para reflejar el aumento de gastos se debita de la cuenta: "Alquileres"
• Para el pago de gastos es necesario utilizar el efectivo disponible en CAja o girar cheques contra los depósitos en cuenta corriente bancario, lo que significa que disminuye el dinero o el disponible depositado en cuenta corriente bancaria. En el ejemplo, se paga el alquiler al contado conlo que disminuye el efectivo, y para reflejar la disminución se acredita la cuenta: "Caja M.N." en Bs1.000, porque la empresa ahora tiene menos dinero.

Pago de gastos, cuando un negocio efectúa pagao de gastos en efectivo disminuye el activo Caja, y como el pasivo no se vio afectado debe disminuir el capital o patrimonio neto por la disminución de una porción de utilidades de la benta de mercaderías de la operación anterior, pero, como se deben acumular estos gastos durante todo el año se registra a una cuenta de gastos (resultados). Por tanto, es un hecho modificativo.

Analisis Debitos y Creditos (IX)

6. Vende mercaderías por un valor de Bs9.000 al Sr Antonio Barrancos según factura No 4567, al contado. El costo (salida de almacenes) de mercaderías fue de Bs. 5.000

Analisis.

• El efectivo es un activo, si la empresa recibe o recauda ingresos en numerario o en cheques tiene más dinero, de modo que, para reflejar el aumento se debita la cuenta: "Caja M.N." por Bs9.000
• Las existencias en mercaderías de propiedad de la empresa son un activo, por toda venta las mercancias disminuyen (salidas de mercaderías del almacén) al valor histórico (costo) en nuestro caso fueron de Bs5.000 como consecuencia de haber entregado éstas al cliente, por tanto, para reflejar esa disminución se debita la cuenta: "Costo de Mercadería Vendida" y se acredita la contra cuenta: "Inventario de Mercaderías"
• La venta de mercaderías siempre se realiza con un margen de utilidad (ganancia) ya que el objeto de la empresa privada es el lucro, de mode que, si vende mercancias ya sea al contado o a crédito aumentan sus ingresos, para reflejar ese incremento se acredta la cuenta: "Ventas" en Bs9.000

Nota. Aún no se esta deduciendo el crédito y débito fiscal del Impuesto al Valor Agregado.

Ingresos, Cuando una empresa vende productos o servicios obtiene efectivo o cuentas a cobrar a clientes; estas ventas hacen que aumente el elemento activo, también aumentan los ingresos por venta de mercaderías pero disminuyen las existencias en mercaderías. Por tanto, es unhecho modificativo porque al final del periodo el resultado económico (utilidad o pérdida) afectará el patrimonio neto.

Analisis Debitos y Creditos (VIII)

5. El propietario Sr. Pedro Chávez, realiza un aporte adicional de capital Bs5.000 de la siguiente manera:

Efectivo en moneda nacional Bs2.000
En mercaderías Bs3.000

Analisis

• Por el aporte adicional del propietario en efectivo y en mercaderias aumenta el activo disponible y los bienes de cambio o realizables puesto que ahora la empresa tiene más efectivo y mercaderías, y para reflejar ese incremento se debitan las cuentas: "Caja M.N." e "Inventario de Mercaderías"
• El propietario como consecuencia de haber realizado aporte adicional de capital consistentes en efectivo y mercaderías aumenta su inversión en la empresa, para reflejar ese incremento se acredita la cuenta: "Capital Sr. Chávez"

Aumento de inversión del propietario o socio, cuando el dueño o socios aumentan su inversión en la empresa , son afectados dos elementos de la ecuación, el activo y capital o patrimonio aumentando en la misma proporción. Por tanto, es un hecho modificativo.

Analisis Debitos y Creditos (VII)

4. Se paga la deuda con compromiso verbal de pago a "Mueblería Vallejo" Bs1.000 efectivo.

Analisis

• Si la empresa paga el saldo de su deuda con compromiso verbal a "Mueblería Vallejo" por Bs1.000 esta disminuye, y para reflejar esta disminución se debita la cuenta: "Cuentas a Pagar"
• El efectivo es un activo, si existe un desembolso (salida) por pago de la deuda disminuye el saldo de Caja M.N. porque la empresa después del pago tiene menos dinero, para reflejar esta disminución se acredita la cuenta: "Caja M.N."

Pago de obligaciones (pasivo), cuando la empresa pada un pasivo, ya sea en forma parcial o total, dos elementos de la ecuación disminuyen: Activo y Pasivo en la misma proporción. Por tanto, es un hecho permutativo.

Analisis Debitos y Creditos (VI)

3. Adquiere mercaderías por un valor de Bs6.000 según factura No 9876 de la Empresa Industrial "La transformadora", a crédito a 45 días plazo.

Analisis

• Las existencias de mercaderías en almacenes son de propiedad de la empresa, si se compra mercaderías  por Bs6.000 aumenta el activo ya que posee mas mercaderías ahora, en consecuencia se debita la cuenta "Inventario de Mercaderias"
• Si se compra mercaderías a crédito aumentan las obligaciones de la empresa, puesto que la empresa debe ahora más dinero a sus acreedores, por tanto, para reflejar ese aumento del pasivo se acredita la cuenta: "Cuentas a pagar"

Porla compra de activos a crédito, se reciben los activos de inmediato, pero se pagan en una fecha posterior a la compra, esta transacción crea una obligación conocida como "Cuentas a pagar", y afecta dos elementos: Activo y Pasivo, ambos aumentan en la misma proporción. Por tanto, la transacción es un hecho permutativo.

Analisis Debitos y Creditos (V)

El Sr. Pedro Chávez para garantizar su deuda de Bs2.000 (inicial) acepta una letra de cambio por Bs1.000 a 90 días vista.

Analisis

• Por toda disminución del pasivo ya sea pagando o como en nuestro caso cambiando la deuda de un compromiso verbal de pago a una deuda documentada (respaldada con uan letra de cambio), se debita la cuenta "Cuentas a Pagar", porque después del cambio la empresa tiene menos deudas con compromiso verbal de pago.
• Si el Sr. Chávez acepta una letra de cambio garantizado el pago de su deuda al vencimiento, entonces aumenta sus obligaciones (deudas), por tanto, para reflejar ese incremento se acredita la cuenta: "Documentos a pagar"

Cambio de un pasivo por otro

al garantizar la deuda con compromiso verbal de pago en un 50% mediante una letra de cambio, solamente existe una permuta de obligaciones, y afecta un solo elemento: Pasivo. Por tanto, es un hecho permutativo.

Analisis Debitos y Creditos (IV)

1. Adquiere mercaderías por un valor de Bs5.000 según factura No 45678, al contado.

Analisis:

• Las existencias de mercaderías en almacenes son de propiedad de la empresa, si se compra mercaderías por Bs5.000 aumenta el activo puesto que posee mas mercaderías, y para reflejar el aumento se debita la cuenta "Inventario de Mercaderías".
• El efectivo es un activo, si se paga la factura por la compra de mercaderías, entonces se presenta una disminución en Bs5.000 porque después del pago la empresa tiene menos efectivo, por lo tanto, se acredita la cuenta "Caja M.N."

Por lacompra de un activo (mercaderías) al contado, solo se afecta un elemento de la ecuación: el activo porque aumenta las existencias de mercaderías, y disminuye el efectivo en la misma proporción. Por tanto, este hecho es permutativo, porque existe la permuta del efectivo por mercaderías por el mismo valor.

Ejemplo Debitos y Creditos (III)

Ahora bien, teniendo en cuenta que en el lado izquierdo del esquema de cuentas se registran los débitos y en el derecho los créditos, representaremos los valores iniciales, como sigue: