Balance de comprobación de sumas y saldos

ES la comprobación aritmética de los débitos y créditos tanto en el libro diario y/o comprobantes, como en los mayores principales y auxiliares. ESta comprobación se realiza después de haber transferido los importes del libro diario o de los comprobantes al libro mayor principal y auxiliar. Surge de agregar las cuentas tanto en sus movimientos como en sus saldos, sirviendo como un control cuantitativo y cualitativo de los registros contables.

Pases o posteo al mayor principal y auxiliares

Es el proceso de transferir débitos y créditos de las cuentas y subcuentas registrados en el libro diario y/o comprobantes de ingreso, egreso y diario al libro mayor principal auxiliar.

El Libro Mayor es un registro acumulativo que tiene como función clasificar las informaciones asentadas en el LibroDiario o en Comprobantes de Contabilidad, agregando todos aquellos hechos contables de idéntica naturaleza, con el objeto de obtener el movimiento de los débitos y créditos, y determinar el saldo de la cuenta.

Con frecuencia se debe realizar una conciliación de saldos de los libros auxiliares -mayor auxiliar - con el saldo mayor general o principal de todas las cuentas, Ejemplo: El saldo "Cuentas a Cobrar" (mayor general) con los saldos individuales de cada cliente (mayores auxiliares).

Registro de transacciones

Es el registro formal de las transacciones comerciales, que se realiza en el Librio Diario y/o Comprobantes de Contabilidad - Comprobantes de Ingreso, Egreso y Diario - previo análisis de la naturaleza de la operación y los datos contenidos en la documentación fuente. La cantidad tipo de comprobantes que se empleen depende de la naturaleza y magnitud del negocio.

El registro mencionado se efectúa mediante asientos contables, analizando la causa y efecto para debitar o acreditar la cuenta.

Asiento de apertura o de reapertura

Es el primer registro formal que se efectúa sobre la base de los datos contenidos en el Balance inicial o de Apertura - cuando se trata de una empresa nueva- por ello se denomina asitento de apertura, y cuando se registra en base a datos de la Posición Financiera (Balance General) de la gestión pasada -para empresa en marcha - se denomina asiento de reapertura.

Origen de los datos - Documentación Fuente

El sistema de contabilidad debe permitir la preparación de un documento fuente - REcibos, facturas, cheques, letras de cambio, pagarés, etc. - en el momento en que se lleva a cabo una determinada transacción comercial. La documentación fuente constituye un respaldo de las operaciones y proporciona los elementos necesarios para el asiento contable en el Lbrio Diario y/o Comprobantes de Contabilidad.

Para cumplir con el proceso contable se deben seguir los siguientes pasos

Origen de los datos - Balance inicial o de apertura

Es el primer estado financiero que se presenta on datos del inventario inicial entregado por el propietario del negocio (empresa unipersonal) y/o aporte de los socios (empresa formado en sociedad) con fienes de obtener el RUC, Padrón Municipal y registros en diferentes instituciones donde debe afilarse necesariamente para ser considerada como una empresa legalmente conformada. El inventario inicial se refiere a los activos onsistentes en bienes y valores (inversiones) y determinadas obligaciones (financiamiento) entregados a la empresa.

Origen de los datos - Aporte del dueño o socios

Un negocio cualquiera sea su naturaleza inicia con bienes y valores aportados por el propietario o socios, respaldado con un inventario de los activos o derechos y pasivos u obligaciones, con el cual se prepara el Balance General (Inicial o de apertura).

Ciclo Contable

Sistema computarizado (II)

Con el objeto de adar al lector una visión general del ciclo contable, los que se desarrollaran con mayor detalle, tema por tema más adelante, se presenta una representación gráfica que partiendo de la documentación fuente preparada al iniciode un ejercicio (Balance Inicial y la documentación sustentatoria de cada de una de las transacciones), muestra los pasos a seguir durante el mismo hasta obtener los estados financieros y notas a dichos estados.

Sistema computarizado (I)

En este sistema se situen los siguientes pasos:

• Obtención de la documentación fuente
• Se capta y se valida la transacción, lo que significa que se introduce los datos al sistema contable computarizado, y se aprueba su correcta captura, para ser introducida posteriormente al sistema en forma automática.
• Se imprime el Libro Diario y/o Comprobantes de Contabilidad, el Mayor, los auxiliares y la balanza de comprobación de saldos a través de la memoria y los programas de la computadora.
• SE introducen los ajustes de operación necesarios.
• Se preparan los estados financieros. En este sistema la información económica y financiera usualmente se obtiene en forma automática a través del programa de la computadora.

Sistema Mecanizado de registro directo

En este sistema se siguen los siguientes pasos:

• Obtención de la documentación fuente.
• Registrar las transacciones en los Libros Auxiliares de acuerdo con el catálogo de cuentas y transferir las sumas de los importes al MAyor General y,en forma simultánea a través de la copia se obtiene el registro en el Libro Diario. El Libro Diario  y el Libro Mayor de este sistema se conforman a través de hojas o tarjetas sueltas, que se empastan después de ser usadas, formando los libros correspondientes.
• Preparar el Balance de Comprobación de Sumas y Saldos.
• Registrar los asientos de ajustes en el LibrioDiario  yo Comprobantes de Diario.
• Formular la hoja de trabajo para la preparación de estados financieros.
• Preparar los estados financieros.
• Asientos de cierre

Este sistema es conocido también como sistema de decalco o RUFF

Sistema manual

En este sistema se siguen los siguientes pasos:

• Obtención de la documentación fuente
• Registrar las transacciones en el Libro Diario y/o Comprobantes de Contabilidad de acuerdo con el catálogo de cuentas.
• Transferir o  postear los débitos y  créditos en las cuentas, al Libro Mayor Gneral y Auxiliar.
• Obtener las sumas de los débitos y créditos en el Libro Mayor de cada una de las cuentas.
• Preparar el Balance de Comprobación de Sumas y Saldos.
• Registrar los asientos de ajustes en el Libro Diario y/o Comprobantes de Diario.
• Formular la hoja de trabajo para la preparación de estados financieros 
• Preparar los estados financieros
• Asientos de cierre.

Ejemplo Calculo del precio neto de compra -

Sistemas de contabilidad

Para la obtención de los estados financieros se pueden utilizar los siguientes sistemas

Ciclo Contable

Considerando que la contabilidad es un sistema de información útil e imprescindible en la toma de decisiones y para obtener tal información es necesario seguir un proceso o ciclo contable que consiste en la captación de la documentación fuente, registro, resumen y clasificación de las operaciones mercantiles, ocurridas en una determinada empresa durante un período de tiempo y/o ejercicio que usualmente es mensual, bimestral y anual (obligatorio) para fines tributarios.

Vigilancia

Corresponde a los gastos erogados por este concepto

Viaticos y Gastos de representación

Son los gastos por concepto de pasajes, viáticos y otros para recepciones, etc. para el personal que debe cumplir una comisión fuera de su base dentro el programa de trabajo. Los estipendios son fijados de acuerdo a disposiciones para las entidades públicas y para las privadas se debe reglamentar tomando como base lo dispuesto para las empresas públicas. Todo gasto de viaje que realicen los dependientes deben estar respaldados con informes.

Aismismo, de acuerdo al Art. 1ro del D.S. No 24050 29/06/95, los viáticos y gastos de representación sujetos a rendición de cuenta documentada con respaldo de facturas, notas fiscales o su equivalente, siempre que se refieran a gastos relacionados con la actividad de la empreas u organismo que los abonó y que, en caso de existir un saldo, debe ser devuelto.

Los viáticos y gastos de representación ue se pagan según escala de montos fijos por día, y que no cumplen los requisitos establecidos en el párrafo precedente, están alcanzados por el RC-IVA.

Vacaciones

Corresponde a las vacaciones pagadas

Tasas y patentes municipales

Corresponde todos los gastos por este concepto.

Servicio de te y refrigerio

Corresponde todos los gastos por este concepto.

Seguros

Corresponde a la proporción del seguro vencido aplicado en el período, tales como: seguros para el personal (de vida), maquinaria y equipo, vehículos, muebles, instalaciones, existencias de mercaderías y/o materiales, productos terminados, en proceso, semielaborados, etc.

Reparación y mantenimiento de equipos de computación

Corresponde todos los gastos bajo este concepto.

Publicidad y promocion

Comprende los pagos por concepto de avisos en radiodifusoras, televisión, espacios en periódicos, contratos publicitarios y promociones por algún otro medio de difusión.

Perdida por siniestro

Son las pérdidas causadas por siniestros, cuando la empresa no se encuentra asegurada.

Perdida en venta de bienes de uso

Son las pérdidas que se soportan por enajenación de los bienes de uso.

Perdida en cuentas incobrables

Son los quebrantos estimados de cuentas por obrar a clientes de acuerdo a diposiciones en vigencia.

Otros beneficios al personal

Son aquellos beneficios otorgados al personal, éstos pueden ser mediante servicios o materiales como ser: ropa de trabajo, bono de transporte, alquileres, etc.

Mermas y fallas en inventarios

Comprende todas las diferencias por concepto de fallas y mermas por concepto de roturas, evaporación, diferencia de peso, etc. Justificadas.

Material de escritorio

Son los gastos destinados a cubrir las necesidades para el funcionamiento de oficinas, tales como: facturas, comprobantes de contabilidad, papelería, lápices, bolígreafos, etc.

Mantenimiento vehiculos

Son los gastos incurridos por el mantenimiento de vehículos de la empresa, tales como: afinado de motor, cambio de aceites, etc.

Intereses y multas por incumplimiento

Corresponden a los intereses por pago impuestos fuera del plazo estipulado y las multas por incumplimiento de deberes formales.